Organisation des Verfahrens

Geschäftsverteilung

Da das Gesetz in allen gerichtlichen Verfahren (außer Straf- und Ordnungswidrigkeitensachen) die Möglichkeit der Verweisung vor einen Güterichter vorsieht, muss eine entsprechende Geschäftsaufgabe in den richterlichen Geschäftsverteilungsplänen ausgewiesen werden.

Steht an einem Gericht kein ausgebildeter Güterichter zur Verfügung, ist durch Teilabordnungen oder Kooperationsvereinbarungen zu gewährleisten, dass das gesetzlich vorgesehene Güterichterverfahren durchgeführt werden kann.

Ebenfalls vorzusehen ist eine Vertretungsregelung (für Verhinderungsfälle, Verweisung eigener Sachen ins Güterichterverfahren). Zu erwägen ist die wechselseitige Vertretung von Güterichtern benachbarter Gerichte.

In Betracht kommen auch Pool-Lösungen: Hier werden die Güterichter für ein mehrere Gerichtsbezirke umfassendes Gebiet an einem zentralen Gericht, soweit nötig durch Teilabordnungen, zusammengefasst. Bei diesem Modell können die Güterichter dank besserer Auslastung schneller Mediationserfahrung gewinnen; eine Fallaufteilung nach Spezialgebieten (z.B. Familien-, Handels-, Wettbewerbs-, Bausachen) wird erleichtert; es müssen weniger Mediationsräume vorgehalten werden.

Raumausstattung

Eine angenehme, kommunikationsfördernde Verhandlungsatmosphäre ist für den Erfolg einer Güterichterverhandlung von entscheidender Bedeutung. Für dieses Verfahren bedarf es daher eines Besprechungsraums, in dem alle Beteiligten an einem ausreichend großen, möglichst runden oder ovalen Tisch Platz nehmen können. An den meisten Gerichten sind solche Räume ohnehin vorhanden oder durch Umwidmung (z.B. nicht mehr benötigter Beratungszimmer) zu beschaffen. Als Behelfslösung kommt die Umgestaltung eines Sitzungssaales (Zusammenschieben von Tischen, Raumbegrenzung durch Stellwände in Betracht. Evtl. können Besprechungsräume einer anderen staatlichen Dienststelle genutzt werden.

Für Einzelgespräche mit den Parteien ist ein Nebenraum, zumindest eine Aufenthaltsmöglichkeit für die wartenden Beteiligten, vorzusehen.

Unabdingbar sind Visualisierungsmittel (Flip-Chart, Moderationswände, Vorrichtungen zum Aufhängen beschriebener Bögen).

Da Güterichtersitzungen oftmals mehrere Stunden dauern und die Kräfte aller Beteiligten in hohem Maße beanspruchen, sollten Erfrischungsgetränke, evtl. auch Kaffee und Kekse, bereit stehen.

Einrichtung von Geschäftsstellen

Wegen der Besonderheiten des Güterichterverfahrens, insbesondere im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit und der Einbindung Dritter, empfiehlt es sich, die (wenigen) Service-Aufgaben für die Güterichter eines Gerichts bei einer Geschäftsstelle zu bündeln.

Registrierung, Formblätter, EDV

Die Registrierung der bei der Güterichter-Geschäftsstelle eingehenden Ersuchen ist seit 1.1.2014 in den Aktenordnungen geregelt (z.B. § 15 Abs 1 BayAktO).

Mittlerweile sind auch Formblätter bzw. Vorlagen für die elektronische Bearbeitung verfügbar. Darüberhinaus steht es jedem Güterichter frei, individuelle Anschreiben mit seiner persönlichen Note zu verfassen und zu verwenden (Muster).

Aktenführung

Soweit im Güterichterverfahren überhaupt Schriftgut anfällt – wegen der Vertraulichkeit des Verfahrens ist dies tunlichst zu vermeiden – ist dieses nicht in den Prozessakten, sondern in einer gesonderten Blattsammlung abzulegen, die keiner Einsicht durch Dritte unterliegt. Als „vertraulich“ bezeichnete Schriftstücke sind in einem gesonderten Umschlag aufzubewahren. Nach Beendigung des Güterichterverfahrens ist als „vertraulich“ bezeichnetes Schriftgut an den Einreicher zurückzugeben oder zu vernichten, sofern die Parteien keine andere Vereinbarung treffen; sonstiges Schriftgut ist an das Prozessgericht abzugeben und bei den Akten des Ausgangsverfahrens aufzubewahren (Einzelheiten sind seit 1.1.2014 in den Aktenordnungen geregelt, z.B. § 15 Abs 3, 4 BayAktO).

Ein vom Güterichter beurkundeter Prozessvergleich beendet den Rechtsstreit und gehört daher in die Prozessakte. Falls die Parteien eine Abrede vertraulich behandeln wollen, können sie diese in einem privatschriftlichen Vergleich niederlegen.

Bekanntmachung

Damit möglichst alle geeigneten Verfahren zum Güterichter gelangen, ist dafür Sorge zu tragen, dass die Prozessrichter über dieses Verfahrensangebot umfassend informiert sind. Optimal ist es, wenn an den Gerichten Mediationskoordinatoren oder -beauftragte eingesetzt werden, die sich um die entsprechende Aufklärung und Beratung der Richterkollegen kümmern. Hilfreich kann auch ein Merkblatt sein, wie es z.B. am AG Rosenheim Verwendung findet.